Hướng dẫn sử dụng cổng đối tác

1. Đăng nhập

Tài khoản đối tác do văn phòng công chứng cấp cho đơn vị của bạn (mỗi cán bộ một tài khoản). Nếu chưa có, hãy liên hệ văn phòng công chứng để được tạo.

1. Mở trang đăng nhậpTruy cập https://digital.dotary.net/doi-tac/dang-nhap.
2. Nhập email và mật khẩuDùng email và mật khẩu văn phòng đã cấp, rồi bấm Đăng nhập.
3. Vào màn hình tổng quanĐăng nhập thành công, bạn thấy danh sách hồ sơ đã gửi của đơn vị.

2. Màn hình tổng quan

• Ô thống kê: số hồ sơ theo từng trạng thái. Bấm vào một ô để lọc nhanh danh sách theo trạng thái đó.
• Hồ sơ đã gửi: tìm theo mã hồ sơ, tiêu đề hoặc tên khách hàng. Bấm vào một dòng để xem chi tiết.
• Thông báo: mỗi lần văn phòng tiếp nhận, trả lại hay phát hành, bạn nhận thông báo tại đây và qua email của đơn vị.

3. Gửi hồ sơ

Bấm Gửi hồ sơ trên thanh menu, rồi điền lần lượt:

1. Chọn văn phòng công chứngChọn văn phòng sẽ xử lý hồ sơ (gõ tên hoặc địa chỉ để tìm nhanh). Văn phòng được chọn sẽ nhận thông báo ngay.
2. Tiêu đề và loại giao dịchVD: Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, loại Thế chấp.
3. Khách hàng (người ký)Chọn loại khách hàng (cá nhân, tổ chức…), điền thông tin hoặc để hệ thống tự đọc từ ảnh căn cước (xem mục 4). Bấm Thêm khách hàng nếu có nhiều người ký; thứ tự trong danh sách là thứ tự ký. Nên nhập email của khách để khách nhận thông báo.
4. Tài sản (nếu có)Chọn loại tài sản, đặt nhãn (VD: QSDĐ thửa 12 tờ 3) và tải ảnh giấy tờ. Bấm Thêm trang cho giấy tờ nhiều trang.
5. File PDF văn bảnTải lên bản PDF cuối cùng, đã được đơn vị ký số (tối đa 30 MB). Hệ thống tự đếm và kiểm tra chữ ký số trong file.
6. Giấy tờ đính kèm (tuỳ chọn)PDF hoặc ảnh, tối đa 20 MB mỗi file.
7. GửiBấm Gửi tới văn phòng công chứng. Hệ thống cấp mã hồ sơ và chuyển bạn tới trang chi tiết.

4. Tự đọc giấy tờ (OCR)

Không cần gõ tay thông tin khách hàng và tài sản: tải ảnh giấy tờ lên, hệ thống tự điền các ô.

1. Tải ảnh căn cướcỞ mỗi khách hàng, bấm Chọn ảnh hoặc Chụp (dùng camera máy tính/điện thoại) cho mặt trước và mặt sau.
2. Đọc thông tinBấm Đọc thông tin từ căn cước. Thanh tiến trình hiện trong lúc đọc; xong thì các ô được điền sẵn và tô xanh.
3. Giấy tờ tài sảnTương tự, tải các trang giấy chứng nhận rồi bấm Đọc thông tin tài sản.
4. Kiểm tra lạiLuôn đối chiếu thông tin đã điền với giấy tờ gốc và sửa nếu cần trước khi gửi.

5. Theo dõi hồ sơ

Trang chi tiết hồ sơ gồm:

• Thanh tiến trình: Đã gửi → Tiếp nhận → Lời chứng → KH ký số → CCV ký số → Phát hành. Bước đang xử lý được tô xanh dương.
• Khách hàng: từng người ký, kèm nhãn Đã ký hoặc Chờ ký.
• File: bấm Xem để mở file, bấm Chữ ký số để xem ai đã ký và chữ ký còn hợp lệ hay không (nút xanh lá: hợp lệ, đỏ: không hợp lệ).
• Diễn biến: nhật ký mọi thao tác trên hồ sơ theo thời gian.

6. Ý nghĩa trạng thái

7. Hồ sơ bị trả lại

1. Đọc lý doMở hồ sơ, lý do trả lại hiện trong khung đỏ “Hồ sơ bị trả lại”.
2. Sửa và ký số lại fileChỉnh văn bản theo yêu cầu, ký số lại bằng chữ ký của đơn vị.
3. Gửi lạiChọn file PDF mới, ghi chú nội dung đã sửa (tuỳ chọn), bấm Gửi lại file. Hồ sơ trở về trạng thái Mới gửi và văn phòng được báo ngay.

8. Nhận văn bản phát hành

Khi hồ sơ Đã phát hành, trang chi tiết hiện số công chứng, ngày công chứng và file phát hành (đã có lời chứng và chữ ký số của khách hàng, công chứng viên). Bấm Xem để mở và lưu về.

9. Câu hỏi thường gặp